让合同归档，成为清晰的记录

给文件一个一致的名字

可采用“日期—事项—对方简称—版本”的命名方式。将草案、修订稿和签署稿分开存放，避免把不同版本混为一谈。

保留完整的文件关系

将附件、补充协议、订单和相关往来记录与主合同建立对应关系。记录文件来源与取得日期；扫描件应便于阅读，同时妥善保管原件。

建立可查找的目录

目录可列明事项名称、相关主体、文件日期、保管位置与经办人。共享材料时，先确认接收对象与必要范围，避免把无关个人信息一起发送。